Você sabia que a falta de documentos fiscais pode causar multas, autuações e prejuízos mesmo anos depois de uma venda ou contratação? Muitas empresas não se atentam aos prazos legais de armazenamento e acabam desprotegidas em fiscalizações.
Neste artigo, vamos explicar quais documentos fiscais devem ser guardados, por quanto tempo, e como armazená-los corretamente.
Por Que Guardar os Documentos Fiscais?
O armazenamento de documentos fiscais é obrigatório por lei e serve para comprovar que a empresa cumpriu com todas as suas obrigações tributárias, contábeis e trabalhistas.
Durante uma fiscalização, auditoria ou questionamento judicial, o Fisco pode exigir a apresentação desses documentos — mesmo após anos da transação. Se você não tiver como comprovar, pode ser penalizado mesmo estando em dia com os impostos.
Qual o Prazo Legal para Guardar Documentos Fiscais?
A regra geral é: documentos fiscais devem ser mantidos por 5 anos a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão.
Exemplo:
Uma nota fiscal emitida em julho de 2023 deve ser mantida até 31 de dezembro de 2028.
Prazos por tipo de documento:
| Tipo de Documento | Prazo mínimo |
|---|---|
| Notas fiscais (venda, serviço, devolução) | 5 anos |
| Escrituração contábil (balanço, livro razão) | 5 anos |
| Comprovantes de pagamento de tributos | 5 anos |
| Folha de pagamento e obrigações trabalhistas | 10 anos ou mais (em caso de ações) |
| Contratos e recibos relacionados à previdência | 30 anos (para segurança jurídica) |
Documentos Fiscais Digitais São Válidos?
Sim! Hoje, a maioria dos documentos fiscais é eletrônica. Você pode arquivar digitalmente, desde que:
✅ Os arquivos estejam íntegros (sem alterações)
✅ Mantenha backups seguros
✅ Utilize sistemas confiáveis para armazenamento
Ter uma boa organização digital é essencial para empresas que recebem centenas de documentos por mês — e também evita perdas físicas, extravios ou danos.
O Que Pode Acontecer se Você Não Guardar?
Se, durante uma fiscalização, você não conseguir comprovar um imposto ou operação, poderá sofrer:
- Multas e autuações fiscais
- Recolhimento retroativo de tributos
- Perda de direitos à defesa
- Problemas com certidões negativas
- Comprometimento do relacionamento com fornecedores e órgãos públicos
Como Manter Tudo em Dia?
Aqui vão algumas dicas práticas:
📁 Mantenha uma pasta (digital ou física) organizada por ano e por tipo de documento
📅 Estabeleça um calendário de revisão e descarte seguro (após o fim do prazo legal)
🔐 Faça backup regularmente
📊 Conte com um escritório contábil para orientar quais documentos manter e por quanto tempo
Fale com a Conttinova
Na Conttinova, ajudamos sua empresa a organizar, armazenar e proteger os documentos fiscais e contábeis.
Garantimos que tudo esteja pronto para qualquer fiscalização — com segurança, economia e conformidade.
📩 Precisa de apoio com a gestão contábil e tributária?
Fale com nossos especialistas e mantenha sua empresa em dia com a lei.
