Como preparar sua empresa para uma fiscalização, uma fiscalização pode acontecer a qualquer momento e, se sua empresa não estiver com tudo em dia, os prejuízos podem ser grandes: multas, autuações, sanções e até bloqueio de atividades.
Mas como preparar sua empresa para uma fiscalização e manter a tranquilidade? Neste conteúdo, preparamos um checklist completo do que a sua empresa precisa organizar para não ser pega de surpresa.
1. Mantenha a documentação legal sempre atualizada
Os primeiros documentos que o fiscal irá solicitar são os registros legais e obrigatórios da empresa. Por isso, mantenha sempre organizados e atualizados:
- Contrato social e todas as alterações
- Inscrição estadual e municipal
- Alvarás de funcionamento e licenças específicas
- Certidões negativas de débito (municipal, estadual e federal)
Ter essa documentação pronta e válida demonstra que a empresa está regular e transparente.
2. Organize sua contabilidade e movimentação financeira
A contabilidade deve refletir fielmente todas as movimentações financeiras da empresa. Isso significa:
- Emissão correta de todas as notas fiscais de venda e serviço
- Escrituração contábil completa e sem omissões
- Controle de caixa, contas bancárias e entradas e saídas devidamente registradas
Qualquer divergência entre o que está registrado e o que consta no Fisco pode gerar questionamentos e autuações.
3. Garanta o correto registro e gestão dos funcionários
As informações trabalhistas também são auditadas. Por isso, cuide para que:
- Todos os funcionários estejam devidamente registrados
- O eSocial seja preenchido corretamente com todos os eventos (admissão, férias, afastamentos, rescisões)
- Os encargos trabalhistas e previdenciários (INSS, FGTS) sejam pagos em dia
As multas por irregularidades trabalhistas são elevadas e a fiscalização costuma ser rigorosa nesse ponto.
4. Mantenha os impostos em dia
Estar com os tributos pagos em dia é essencial. Isso inclui:
- Simples Nacional, IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e outros tributos federais
- ISS, ICMS e demais tributos estaduais e municipais
- Contribuições previdenciárias
Além disso, um bom planejamento tributário ajuda a evitar erros, pagar o valor correto de impostos e ainda gerar economia.
5. Guarde os documentos pelo tempo exigido por lei
Cada tipo de documento possui um prazo mínimo de guarda, como:
- Notas fiscais e declarações: 5 anos
- Documentos trabalhistas: até 30 anos
- Livros contábeis e contratos: 5 anos ou mais
Com o avanço dos meios digitais, o ideal é manter tudo bem arquivado também em formato digital.
6. Faça auditorias internas regularmente
Auditorias internas ajudam a identificar falhas, corrigir erros antes que o Fisco descubra e garantem mais segurança para a gestão financeira, contábil e fiscal.
Além disso, a auditoria preventiva também ajuda na melhoria dos processos internos e na transparência com investidores e parceiros.
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