A folha de pagamento é um dos pilares da gestão de pessoas e da conformidade fiscal nas empresas. No entanto, pequenos descuidos em cálculos, registros e atualizações podem gerar autuações trabalhistas, multas, processos e passivos financeiros que comprometem a saúde da organização.
Neste artigo, vamos destacar os 7 erros mais comuns na folha de pagamento e o que sua empresa pode fazer para evitar prejuízos legais e manter tudo em dia com a legislação.
1. Cálculos incorretos
Erros nos valores de INSS, FGTS, IRRF e demais encargos são mais comuns do que se imagina. Isso geralmente acontece por uso de tabelas desatualizadas, falta de revisão ou lançamentos manuais.
Como evitar: mantenha os sistemas sempre atualizados e revise a folha antes do fechamento.
2. Jornadas e horas extras mal registradas
A falta de integração entre o ponto digital e o sistema de folha pode gerar pagamentos ou descontos indevidos, além de abrir margem para processos trabalhistas.
Como evitar: automatize o controle de ponto e integre os dados com a folha de pagamento.
3. Enquadramento incorreto de contratos e CNAEs
Utilizar o regime errado (CLT, PJ, estágio, freelancer) ou errar na classificação de CNAE pode levar à invalidade de acordos coletivos, recolhimentos errados e penalizações legais.
Como evitar: tenha apoio contábil para garantir o enquadramento adequado desde a contratação.
4. Falta de atualização de dados
Mudanças de salário, desligamentos, admissões e licenças precisam ser registradas imediatamente. Quando isso não acontece, ocorrem pagamentos indevidos ou omissão de encargos.
Como evitar: estabeleça rotinas mensais de atualização de dados cadastrais e contratuais.
5. Previsão falha de custos trabalhistas na Folha de pagamento
Empresas que não se preparam para o 13º salário, férias e encargos acabam atrasando pagamentos ou recorrendo a empréstimos.
Como evitar: faça planejamento anual e crie uma reserva mensal para essas obrigações.
6. Centralização em uma única pessoa ou sistema
Depender de um único computador ou colaborador para gerir a folha coloca a empresa em risco em caso de falhas técnicas ou ausência.
Como evitar: utilize sistemas em nuvem e promova a gestão colaborativa.
7. Falta de atualização legal na Folha de pagamento
A legislação trabalhista, o eSocial e outras obrigações mudam com frequência. Ignorar essas atualizações gera multas, processos e retrabalho.
Como evitar: mantenha um canal ativo com sua contabilidade e invista na atualização constante da equipe de RH.
A folha de pagamento vai muito além de um simples cálculo mensal. Ela exige conhecimento técnico, atenção aos detalhes e integração entre setores. Pequenos erros acumulados ao longo do tempo podem gerar grandes prejuízos — mas com uma gestão eficiente e suporte especializado, sua empresa pode operar com tranquilidade e segurança jurídica.
Se você quer evitar problemas trabalhistas e manter sua folha em dia, fale com a Conttinova. Nós ajudamos você a manter sua empresa em conformidade, com inteligência contábil e soluções sob medida. Entre em contato com nossos especialistas.
