Para o Fisco, a nota fiscal (seja a NF-e, NFC-e ou CT-e) é a prova primária de qualquer transação. A Organização de Notas Fiscais eficiente não é apenas uma obrigação, mas uma estratégia de gestão. A falha na guarda ou na classificação desses documentos pode inviabilizar a defesa em uma fiscalização e resultar em pagamento indevido de impostos.
1. O Risco de Guardar Notas Fiscais em Papel
Embora a maioria dos documentos fiscais seja eletrônica (XML), muitas empresas ainda guardam as cópias impressas (DANFEs) ou negligenciam a guarda dos arquivos digitais.
- Risco Fiscal (Obrigação Legal): A lei exige a guarda dos documentos fiscais por, no mínimo, 5 anos a partir do fato gerador do imposto. O que vale é o arquivo digital (XML), não o DANFE. A perda do XML inviabiliza a comprovação da compra e a tomada de crédito (como ICMS ou PIS/COFINS).
- Custo Oculto: O arquivamento físico consome espaço (custo de aluguel), tempo de busca e eleva o risco de deterioração, extravio ou sinistros (como incêndios).
- Inviabilidade de Auditoria: Sem o XML organizado, é impossível realizar uma Auditoria de NCM para verificar a recuperação de impostos (como o PIS/COFINS Monofásico) nos últimos 5 anos.
2. A Estrutura Essencial para a Organização de Notas Fiscais
A organização deve ser sistemática e baseada no uso de tecnologia.
A. Foco no XML (O Único Válido)
É o arquivo XML que contém todos os dados oficiais da transação. Você deve ter um sistema que:
- Captura Automática: Faça o download automático de todos os XMLs de notas emitidas contra o seu CNPJ (o que é permitido pelo Fisco).
- Validação: Verifique a validade jurídica do arquivo e se ele está autorizado pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
B. Classificação e Guarda Segura
O armazenamento deve ser digital e redundante:
- Indexação: As notas devem ser indexadas por CNPJ de Fornecedor, Data, Valor e Natureza da Operação (Compra de Insumo, Compra para Revenda, Ativo Fixo). A indexação correta é que permite o aproveitamento do crédito fiscal.
- Guarda em Nuvem: Armazenamento em servidores seguros e com backup automático (nuvem), garantindo o acesso rápido e a conformidade com a LGPD (controle de acesso e privacidade de dados de parceiros).
3. O Diferencial da Conttinova: Organização que Gera Lucro
A Conttinova não apenas organiza seus documentos; transformamos essa organização em economia.
- Auditoria Constante: Utilizamos softwares que cruzam a classificação das suas notas de compra com a legislação de PIS/COFINS e ICMS, identificando notas que permitem o crédito fiscal que está sendo perdido.
- Defesa Fiscal: Em caso de fiscalização, a capacidade de apresentar instantaneamente o XML validado de qualquer transação protege sua empresa de multas por omissão de documentos.
Não deixe o caos fiscal do papel comprometer seu lucro. Fale com a Conttinova e garanta a organização digital que sua empresa precisa para crescer com segurança.
